Access mi Excel mi kullanmalıyım

Ofis kullanıcılarını en çok sorduğu ve karar vermekte en zorlandığı konulardan birisi Excel mi Access mi kullanmak daha iyidir. 

Excel ve Access Microsoft firmasının Office Programı ile gelen iki ayrı programdır. Dolayısıyla her iki programın amacı ve yetenekleri farklı olması son derece doğaldır. Birbirlerine rakip veya alternatif değil, Aslında farklı ihtiyaçlar için tasarlanmış ve birbirlerini tamamlayan programlardır. 

Microsoft Excel için Elektronik tablo yapma ve hesap yapma programı tanımını yaparken, Access'i ise veri tabanı programı olarak tanımlamıştır. 

Excel ile her türlü tablo, çizelge hazırlamak, bu tablolarda her türlü hesap yapmak, formüller ve fonksiyonlar ile karmaşık hesap yapmak son derece kolaydır. Ayrıca listeler hazırlamak, verileri sıralamak, verileri süzmek ve görsel olarak çıktısını almak mümkündür. Her türlü grafik yapmak ve vb işlemler için neredeyse rakipsiz bir programdır. 

Access ise veri tabanı programıdır. Birden fazla tablolarınız varsa, birbirleri ile alakalı veriler içeriyorsa , bu verilerden sonuçlar elde etmek gerekiyorsa ve her geçen gün daha çok veriyi yönetmeniz gerekiyorsa kesinlikle Access kullanmak gerekmektedir. 

Ancak genelde bilgisayar kullanıcıları küçük ve orta derecede veri tabanı veya veri işleme işlemlerini Excel ile çözmeye çalışırlar. Aslında tablo sayısı arttıkça ve alanlar artıkça sorgu ihtiyacı arttıkça bu işleri Excel ile değil Access ile çözmemiz gereği ortaya çıkar ve çoğu kullanıcı Access kullanma gereğini hisseder fakat bir türlü kullanamazlar. 

Burada kullanıcılar doğal olarak sürekli kullandıkları, alışkanlıkları olan ve bildikleri Excel ile çalışmaya devam ederler. Her geçen gün ihtiyaçlar doğrultusunda Excel bilgilerini ve yeteneklerini geliştir hatta Visual Basic bile öğrenip kodlar veya makrolar ile veri tabanı işlerini çözemeye çalışırlar. 

Oysa Access ilişkisel veri tabanı ile sürükle bırak yöntemi, sorguları ve raporları ile Excel de bir çok formül, makro vb gerek kalmadan daha hızlı, daha güvenli çözümler üretilebilmektedir.

Peki neden kullanıcılar Access kullanmazlar? 

Burada zor ile yetenek arasındaki paradoks devreye girer. Genellikle zor olan uygulamalar daha yeteneklidir. Access içinde böyle bir kanı vardır. Aslında Access yetenekli olduğu kadar kolay bir programdır. 

Bence en büyük zorluk Access ilk açarak Excel deki gibi hazır bir sayfa veya çalışma ortamı gelmemesidir. Yani Access açılınca kullanıcı ne yapacağını bilemez bir nevi giriş bariyeri yüksek sektörler gibidir. 

Aslında Access kullanımı sanıldığı kadar zor değildir. Bütün mesele tablo ve sorgu nasıl oluşturup işe nasıl başlanmasıdır. 

Access içinde tabloları oluşturmanın yanı sıra birkaç işlem ile mevcut Excel Tabloları Access'e kolayca alınabilir. Access'in sorgu yetenekleri ile son derece güvenli ve hızlı veritabanı işlemleri sürükle bırak ile hemen yapılmaya başlanabilir üstelik yapılan sorgular tekrar kullanmak üzere saklanabilmektedir.